28 Января 2016 13:39

Рефераты

Горшенин Сергей Ярославович

Автор:

Горшенин

Сергей Ярославович

Руководство коллективом, формирование команды

Практика построения проектных офисов.



Практика построения проектных офисов. Часть 1

Краткая аннотация к статье

В настоящее время многие компании совершили первые шаги на пути реализации проектных форм управления. Разработка и внедрение корпоративной системы управления проектами (КСУП) уже является не данью моде, а скорее насущной необходимостью. При этом одним из ключевых элементов КСУП все чаще выступает проектный офис (офис управления проектами, ОУП), который, решая ряд управленческих задач, обеспечивает работоспособность всей системы управления.

Более того, все чаще качество работы проектного офиса руководители оценивают по фактически достигнутым результатам в рамках проектов, реализуемых компаниями. Это говорит о значимости роли проектного офиса не только в выстраивании внутренних процессов и правил управления проектной деятельностью, но и собственно в управлении проектами. В то же время опыт показывает, что подходы к организации проектного офиса и его роли могут варьироваться.

Являясь элементом КСУП, проектный офис формируется и функционирует в соответствии с отведенной для него в рамках КСУП ролью. Детальному описанию состава КСУП, решаемым с ее помощью проблемам и получаемым эффектам посвящено довольно много материалов.

В статье предлагается классификация возможных типов проектных офисов, приводятся их функции и назначение. Особое внимание уделено практике организации проектных офисов для решения некоторых часто встречающихся задач. Также дано описание некоторых технологий, применяемых при работе проектного офиса, предложен вариант оценки его работы.

Материалы этой статьи могут быть полезны руководителям различных организаций при выборе и обосновании путей развития КСУП, формировании системы управления выделенными проектами, распределении функций и ответственности между участниками проектной деятельности, принятии решения о форме организации проектного офиса.

 

Статья разбита на две части.

В первой части статьи приводится краткий обзор существующих подходов к классификации проектных офисов, затем описывается предлагаемый автором подход к классификации на основе матрицы «3х3», отражающей как набор функций проектного офиса (функциональное измерение), так и объект управления — область приложения усилий проектного офиса (объектное измерение). Далее более подробно рассматриваются особенности проектных офисов в рамках функционального измерения.

Данный подход к классификации проектных офисов, основан на определении возможных функций проектного офиса и объекта управления. Он позволяет определить требования к проектному офису и сформировать план его развития. В качестве примеров приводится описание некоторых практических аспектов, связанных с деятельностью проектного офиса, таких как привлечение аутсорсинговых команд, характерные организационные проблемы, наиболее востребованные инструменты, оценка работы проектного офиса. При этом основной упор сделан на отдельных аспектах формирования проектных офисов.

За последние 10–15 лет многие авторы предлагали различные подходы к классификации и определению видов проектных офисов. Представленные ими модели во многом схожи и в основном отражают либо набор функций проектного офиса, либо уровни его зрелости или развития, что часто напрямую соответствует объему выполняемых функций.

Приведенные в статье соображения основаны на опыте, полученном автором и его коллегами при реализации значительного числа проектов, связанных с построением корпоративных систем управления проектами, запуском и поддержкой работы проектных офисов, а также выполнением функций проектного офиса на основе аутсорсинговой схемы.

По мнению автора функции проектного офиса, его место в ролевой структуре управления проектами и организационной структуре компании сильно зависят от того, какие управленческие задачи являются наиболее острыми для менеджмента, а также от уровня зрелости существующей системы управления проектами. Для классификации проектных офисов можно выделить два основных измерения:

1.      Функциональное измерение: поддержка процессов проектной деятельности — управление проектами — поддержка процессов стратегического управления;

2.      Объектное измерение: выделенный проект — проекты подразделения — все проекты компании.

 

Каждое из приведенных выше измерений представлено тремя типами проектных офисов, поэтому предлагаемый классификационный подход подразумевает, что основные варианты проектных офисов могут быть описаны матрицей «3х3». В реальной жизни при формировании проектных офисов трудно ограничиться определением типа проектного офиса только по одному измерению, скорее необходимо выбрать наиболее подходящую комбинацию этих типов, другими словами, определить положение целевого проектного офиса в матрице «3х3». При этом проектный офис может «покрывать» сразу несколько клеток матрицы «3х3». В первой части статьи подробно описываются шесть типов проектных офисов (по три из каждого измерения).

 

Во второй части статьи описаны особенности проектных офисов, лежащие в рамках объектного измерения, предложен подход к формированию профиля требований к целевым функциям и задачам проектного офиса, а также рекомендации по выбору его типа. Кроме того, во второй части освещены практические вопросы, связанные с организацией работы проектного офиса, в том числе некоторые типичные сложности, сопровождающие формирование и становление проектного офиса в компании. Также во второй части статьи дается описание наиболее востребованных инструментов проектного офиса, применение которых зачастую определяет качество его работы.

 

В завершении статьи кратко характеризуются сервисная модель организации проектного офиса и возможные критерии оценки уровня предоставляемого проектным офисом сервиса.

 

Отдельного внимания заслуживает список используемой литературы. Его можно использовать как репозиторий основных работ по теме проектного управления. К примеру, в книге Р. Арчибальда приводятся возможные функции проектного офиса, и особое внимание уделяется опасности подхода, при котором «в организации предпринимаются попытки «за одну ночь» (в авральном порядке) организовать офис управления проектами, способный выполнять все возможные функции».

В других работах можно ознакомиться с подходом, при котором функции проектного офиса постепенно могут наращиваться в зависимости от уровня зрелости. В книге Дж. Кендалла и С. Роллинза описан часто цитируемый подход к определению трех моделей офиса управления проектами (ранее предложен GartnerGroup):

·         «ОУП-репозиторий»

·         «ОУП-наставник»

·         «ОУП предприятия»

·         Также предложена четвертая модель — «ОУП, ориентированный на быстрый результат».

Основное новшество, заложенное в четвертую модель, — это ориентация на все проекты организации, увязка проектов с ее целями и стратегией. Фактически, четвертая модель — это модель проектного офиса, ориентированного не только на реализацию проектов, но и в первую очередь на поддержку менеджмента в решении бизнес-задач и достижении стратегических целей компании. Кендалл и Роллинз предположили, что выбор оптимальной модели проектного офиса может зависеть от текущей организационной структуры компании. Это вполне логично, т.к. организационная структура во многом определяет порядок взаимодействия участников проектов.

Иначе говоря, это подтверждает то что предложенная автором методология создания проектного офиса в матрице «3х3» имеет право на жизнь. Тем более что в статье приведены реальные примеры использования проектных офисов построенных на базе данной матрицы.

 

Подводя итог описанию различных форм организации проектных офисов, еще раз отметим, что проектный офис является довольно универсальным инструментом, позволяющим обеспечить поддержку проектной деятельности в любой компании. Применение этого инструмента может быть полезно как в коммерческих организациях, так и в органах государственной власти, как в компании с высоким уровнем зрелости корпоративной системы управления проектами (КСУП), так и в процессно-ориентированной компании.

В любом случае, создание проектного офиса помогает упорядочить проектную деятельность, повышает эффективность работы всех участников проектов, может служить катализатором развития КСУП и способствовать развитию бизнеса.

Описанная в статье матрица «3х3» определяет классификационное поле, на котором могут быть «размещены» все варианты проектных офисов. Это означает, что при выборе наиболее подходящего для предприятия (или для решения конкретной задачи) вида проектного офиса необходимо определить требования к проектному офису в части функционального и объектного измерений. Иначе говоря, необходимо определить, для управления какими проектами создается проектный офис и каким должен быть его функционал. Матрица «3х3» помогает сформировать профиль требований к целевым функциям и задачам проектного офиса, что в свою очередь можно использовать при разработке плана развития проектного офиса или корпоративной системы управления проектами в целом.

Предложенная в статье классификация, приведенное описание функций проектных офисов разных типов и особенностей их работы, рассмотренные через призму задач конкретной организации, могут оказаться полезными при определении наиболее подходящих типа проектного офиса и стратегии его создания / развития.

Для того чтобы ознакомиться с полным текстом Экспертизы, вам необходимо стать Экспертом.

Данный блок поможет вам быстро найти нужную экспертизу.


Зарегистрируйтесь или авторизуйтесь для того, чтобы оставить комментарий.

Найти экспертизу по дате публикации

По

Найти эксперта по фамилии

Данный блок поможет вам быстро найти нужную экспертизу.

Найти

Аншина
Марина Львовна



13 экспертиз

Стратегическое планирование ИТ

Насобин
Виктор Михайлович



8 экспертиз

ПО обеспечения корпоративной мобильности

Калюжный
Игорь Олегович



5 экспертиз

Телекоммуникационное оборудование, инфрастркутура и услуги

Зеленков
Юрий Александрович

доктор технических наук

7 экспертиз

Стратегическое планирование ИТ

Данный блок поможет вам быстро найти нужную экспертизу.

Все эксперты

17 Марта 2015

Первые весенние статьи

Появились первые результаты работы экспертной сети с начала нового года. Смотрите рефераты статей , выбранных нашими экспертами в разделе "рефераты".

15 Января 2015

С новым 2015 годом

С новым 2015 годом

В новом году возобновляется работа по реферированию научных статей. Более того, сообщество экспертов будет расширено за счет преподавателей и ученых, работающих в области корпоративных информационных технологий. В прошедшем 2014 году деятельность экспертов была связана с проведением экспертиз региональных ИТ проектов (портал госуслуг Удмуртии, cтратегия развития ИТ Омской области, проект защиты персональных данных в Сургуте) в рамках реализации президентского гранта Союза ИТ-директоров. 

16 Мая 2014

Поступили заявки на экспертизу

Поступили заявки на экспертизу

В рамках проекта с ИСЭПИ продолжается работа по экспертизе региональных ИТ проектов. В экспертную сеть поступили заявки из Омской и Калужской области. Просьба из Омска касается экспертизы стратегии развития ИТ в регионе, которая у них есть, но они ее хотят доработать. Руководители ИТ калужской области просят экспертов дать заключение на техническое задание создания многофункционального центра.

24 Февраля 2014

Добавлены новые документы

Коллективом экспертной сети EXPINET подготовлены рецензии к документам MANAGEMENT IN AMERICA, Knowledge management in the age of cloud computing and Web 2.0, Обеспечение непрерывности бизнеса, Концепция развития системы электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан и др. 

Ознакомиться с рецензиями по документам можно в разделе Экспертизы.

30 Декабря 2013

Вышел номер журнала Information Management, посвященный технологии работы EXPINET и составленный из рефератов экспертов

Вышел номер журнала Information Management, посвященный технологии работы EXPINET и составленный из рефератов экспертов

Вышел очередной номер журнала Information Management, который полностью составлен из работ, прошедших экспертную оценку в сети EXPINET, либо из авторских статей экспертов. Бумажный вариант этого номера раздавался участникам Первого конгресса, который прошел 11-го декабря 2013 года в Общественной Палате РФ.